ORDEM INTERNA Nº 01/SUB-PE/2026

Dispõe sobre as normas para autuação, instrução e tramitação dos processos SEI no âmbito da Subprefeitura da Penha.

PROCESSO SEI: 6048.2025/0000980-2

A todos os servidores da Subprefeitura da Penha, usuários do Sistema SEI.

Kátia Falcão de Souza, Subprefeita da Penha, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal n° 13.399/02 e pela Portaria Intersecretarial nº 6/2002 - SMSP/SGM/SGP,

CONSIDERANDO a necessidade de regular e otimizar os procedimentos de autuação, instrução e tramitação dos processos no Sistema SEI desta Subprefeitura;

CONSIDERANDO solicitação da Coordenadoria de Atendimento ao Cidadão e Modernização em Serviços Públicos da Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia, no Processo SEI número 6023.2024/0000479-9, para adequações ao atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, Lei 13.709, de 14/08/2018;

CONSIDERANDO a Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), regulamentada pelo Decreto 53.623/2012, que estabelecem a publicidade como preceito geral e o sigilo como exceção;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa Controladoria Geral do Município - CGM Nº 02, de 22 de julho de 2025,

RESOLVE:

Artigo 1º: Estabelecer normas e procedimentos para a autuação, instrução e tramitação de processos no Sistema SEI na Subprefeitura da Penha, de forma a padronizar o tratamento em todas as Unidades desta Pasta, melhorando continuamente a eficácia no atendimento ao cidadão, e garantindo o cumprimento da proteção de dados pessoais sem prejuízo à transparência pública.

Artigo 2º: Neste documento utilizam-se as definições e princípios contidos nos Artigos 5º e 6º da Lei Federal nº. 13.709/2018, bem como, no Decreto Municipal nº. 59.767/20, destacando-se os seguintes:

a) Dado Pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

b) Dado Pessoal Sensível: dados pessoais relacionados à origem racial ou étnica, convicção religiosa,opinião política, filiações de qualquer natureza, dados relacionados à saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, quando estes vinculados a pessoa natural;

c) Anonimização: utilização de meios técnicos disponíveis no momento do tratamento, onde aquele dado perde a possibilidade de associação direta ou indireta a pessoa natural;

d) Tratamento: Operação realizada com os dados pessoais, como coleta, produção, recepção,armazenamento, classificação, utilização, acesso, reprodução, distribuição, transmissão, arquivamento,processamento, eliminação, controle, comunicação, modificação, transparência;

e) Finalidade: o tratamento de dados pessoais será realizado para propósitos legítimos e/ou específicos, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com a LGPD;

f) Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades,abrangendo os dados pertinentes sem excessos em relação às suas finalidades;

g) Transparência: garantia de acesso aos titulares dos dados (pessoa natural) à consulta facilitada e gratuita sobre a forma e duração do tratamento de seus dados;

h) Agente Público: aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição,nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura, mandato, cargo, emprego ou função na Subprefeitura da Penha, incluindo conveniados e terceirizados;

i) Parceiros: Toda e qualquer equipe afiliada a terceiros que mantenham relação com a Subprefeitura da Penha.

Artigo 3º - A autuação de processos eletrônicos no Sistema SEI observará as competências específicas de cada unidade, aplicando-se a regra da transparência mitigada pela proteção de dados:

I – Na Praça de Atendimento: O processo deverá ser autuado como PÚBLICO. No entanto, o atendente deverá, obrigatoriamente, selecionar o nível de acesso RESTRITO para todos os documentos de identificação do munícipe (tais como RG, CPF, CNH, comprovantes de residência, certidões e procurações) trazidos para a abertura do pedido.

II – No Protocolo: Os processos de correspondências oficiais, expedientes externos ou documentos recebidos de outros órgãos deverão ser autuados como PÚBLICO. Caso contenham documentos com dados pessoais evidentes no ato do recebimento, estes anexos específicos devem ser marcados como RESTRITO.

III – Nas demais Unidades e Coordenadorias: Os processos internos, memorandos e expedientes técnicos devem nascer como PÚBLICO, cabendo ao servidor que encartar qualquer documento novo (relatórios médicos, folhas de pagamento, dados fiscais ou contratuais de terceiros) configurar este documento específico como RESTRITO.

Artigo 4º – No ato do atendimento, os servidores da Praça de Atendimento e do Protocolo deverão informar ao cidadão, de forma clara, que seus dados pessoais serão tratados de forma estritamente protegida e restrita no sistema, servindo exclusivamente para a finalidade daquele processo administrativo.

Artigo 5º - Os processos administrativos que tiverem por objeto a realização de procedimentos licitatórios deverão ser autuados com o nível de acesso "RESTRITO" durante a sua fase interna, devendo ser alterados para o nível "PÚBLICO" imediatamente após ao Despacho Autorizatório, resguardados os documentos restritos por razões de LGPD.

Parágrafo Único: Nas Unidades em que o próprio Sistema Operacional já atribui como “restrito” os processos autuados, não há proposição de alteração no procedimento.

Artigo 6º - As proteções conferidas por esta Ordem Interna estendem-se aos dados de pessoas jurídicas que permitam a identificação direta ou indireta de seus sócios, cotistas ou colaboradores naturais.

Artigo 7º - Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação.