Constitui Grupo de Trabalho para levantamento, organização e posterior eliminação dos arquivos físicos de processos encerrados no âmbito da Subprefeitura Vila Mariana.

PORTARIA N° 260 DE 03 DE DEZEMBRO DE 2025.

Processo SEI 6059.2025/0014070-4

Constitui Grupo de Trabalho para levantamento, organização e posterior eliminação dos arquivos físicos de processos encerrados no âmbito da Subprefeitura Vila Mariana.

RAFAEL FRANCISCO FERRAZ MINATOGAWA, Subprefeito Vila Mariana, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei, no exercício da competência estabelecida no Artigo 9º, inciso XXVI, da Lei Municipal nº 13.399, de 1º de agosto de 2002, e com base no artigo 117 e seguintes da Lei n° 62.100, de 27 de dezembro de 2022,

CONSIDERANDO o elevado volume de processos físicos ainda armazenados nas dependências desta Subprefeitura, cuja manutenção ocupa espaço e dificulta a adequada gestão documental;

CONSIDERANDO a necessidade de promover, de forma organizada, o levantamento, classificação, identificação e destinação final dos processos físicos já encerrados, em conformidade com as normas de gestão documental e tabela de temporalidade vigentes;

CONSIDERANDO a atuação conjunta entre esta Subprefeitura e o Arquivo Público Municipal de São Paulo, visando orientação técnica, definição de procedimentos e estabelecimento de metas para eliminação segura e regular dos documentos passíveis de descarte;

CONSIDERANDO a importância de formalizar as atividades que vêm sendo realizadas pelas equipes internas, garantindo registro, rastreabilidade e padronização metodológica;

RESOLVE:

Art. 1º Fica constituído o Grupo de Trabalho para Levantamento, Organização e Posterior Eliminação dos Arquivos Físicos de Processos Encerrados da Subprefeitura Vila Mariana, com a finalidade de estruturar, acompanhar e executar as ações necessárias à correta destinação dos documentos.

Art. 2º Compete ao Grupo de Trabalho:

I – realizar levantamento completo dos processos físicos encerrados existentes no arquivo da Subprefeitura;

II – identificar, classificar e organizar os documentos segundo as normas de gestão documental, temporalidade e procedimentos técnicos estabelecidos pelo Arquivo Público Municipal;

III – elaborar planilhas e relatórios padronizados, contendo informações essenciais de cada processo, tais como número, assunto, setor de origem, datas-limite de guarda e indicação de eliminação ou guarda permanente;

IV – promover interlocução direta com o Arquivo Público Municipal para alinhamento técnico, definição de fluxos e validação dos procedimentos adotados;

V – apresentar relatório circunstanciado ao Subprefeito, contendo resultados, recomendações e documentação comprobatória das análises realizadas;

VI – encaminhar os materiais conclusivos aos setores competentes para adoção das medidas subsequentes.

Art. 3º O Grupo de Trabalho será composto pelos seguintes membros e respectivos suplentes:

I – Assessoria Jurídica – que o presidirá:

Titular: Luiza Almeida Zago

Suplente: Flávia Cosi Nogueira

II – Coordenadoria de Projetos e Obras – CPO

Titular: Thiago Fernandes Vieira

Suplente: Corina Faria Bianco

III – Coordenadoria de Planejamento e Desenvolvimento Urbano – CPDU

Titular: Maria Auxiliadora Salvador

Suplente: José da Silva Leitão

Art. 4º A coordenação do Grupo de Trabalho poderá, sempre que necessário, solicitar apoio técnico, inclusive convidando servidores do Arquivo Público Municipal ou representantes de empresas contratadas, para garantir a adequada execução das atividades.

Art. 5º O relatório final elaborado pelo Grupo de Trabalho será submetido ao Subprefeito para manifestação conclusiva e, em seguida, encaminhado às unidades competentes para providências cabíveis, inclusive adoção de medidas administrativas relacionadas a eventual eliminação documental.

Art. 6º O Grupo de Trabalho terá duração inicial de 6 (seis) meses, podendo ser prorrogado mediante justificativa, conforme necessidade técnica ou operacional.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SUBPREFEITURA VILA MARIANA

RAFAEL FRANCISCO FERRAZ MINATOGAWA

Subprefeito Vila Mariana