INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 08/SEGES/2023.

Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual, no âmbito da Administração Pública Municipal de São Paulo.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º da Lei 16.974, de 23 de agosto de 2018 e pelo artigo 5º, §3º, do  Decreto nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A presente norma dispõe sobre as regras e as diretrizes sobre a elaboração, a divulgação, o acompanhamento e a revisão do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Município de São Paulo.

Parágrafo único. Os órgãos e entes que decidirem elaborar seus PCA's deverão seguir as diretrizes, definições, procedimentos e prazos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

Art. 2º Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I - Plano de Contratações Anual - PCA: instrumento de governança e gestão, elaborado anualmente pelos órgãos e entes, que consolida, em um único documento, todas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar, no exercício subsequente ao de sua elaboração.

II – Documento de Formalização de Demanda – DFD: documento que fundamenta o PCA, em que o requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

III - requisitante: agente ou unidade administrativa responsável por identificar a necessidade de contratação de bens e serviços, e requerê-la;

IV - área técnica: agente ou unidade administrativa com conhecimento técnico-especializado sobre o objeto da contratação pretendida pelo requisitante;

V - setor de contratações: unidade responsável pelo planejamento, coordenação e gerenciamento das aquisições e contratações, no âmbito do órgão ou do ente;

VI - autoridade competente: agente público com poder de decisão indicado formalmente como responsável por autorizar as licitações, os contratos ou a ordenação de despesas, conforme atribuições estabelecidas pelo órgão ou ente; e

VII - Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC: ferramenta informatizada integrante da Plataforma de Compras do Governo Federal – Compras.gov.br, para elaboração, revisão e acompanhamento do PCA pelos órgãos e entes de que trata o art. 1º.

§ 1º Os papéis de requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha competência e conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado.

§ 2º A definição dos requisitantes e das áreas técnicas não ensejará, obrigatoriamente, a criação de novas estruturas nas unidades organizacionais dos órgãos e entes.

CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

Art. 3º O Plano de Contratações Anual – PCA tem por objetivo racionalizar as aquisições e contratações e evitar o fracionamento de despesa dos órgãos e entes, propiciando ganhos de escala, redução de custos processuais e padronização de bens e serviços, além de contribuir para aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.

Parágrafo único. O PCA deve subsidiar a elaboração das leis orçamentárias e estar alinhado ao planejamento estratégico do órgão ou ente, aos planos de tecnologia da informação e comunicação e a outros instrumentos de governança existentes.

CAPÍTULO III
DA ELABORAÇÃO

Diretrizes

Art. 4º Os órgãos e os entes elaborarão os seus PCA's, os quais conterão todas as contratações que pretendem realizar no exercício subsequente, incluídas:

I - as contratações diretas, nas hipóteses previstas nos art. 74 e art. 75 da Lei Federal nº 14.133, de 2021;

II – as contratações que envolvam recursos provenientes de empréstimo ou de doação, oriundos de agência oficial de cooperação estrangeira ou de organismo financeiro de que o Município seja parte; e

III - as prorrogações e aditamentos de contratos e Atas de Registro de Preços vigentes.

Exceções

Art. 5º Ficam dispensadas de registro no PCA:

I - as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

II – as contratações realizadas por meio de concessão de adiantamento a que se referem os incisos I e X, do artigo 2º da Lei Municipal nº 10.513, de 11 de maio de 1988;

III - as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, 1º de abril de 2021;

IV - nos casos de guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou grave perturbação da ordem; e

V - nas situações de emergência ou calamidade pública.

Parágrafo único. Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata o inciso I do caput, as partes não classificadas como sigilosas constarão do PCA, quando couber.

Procedimentos e Prazos

Art. 6º O PCA deverá ser elaborado até o final de setembro de cada exercício, conforme prazos assim definidos:

I - até o dia 15 de julho: elaboração do DFD pelos requisitantes e análise da área técnica, quando necessário e pertinente;

II - até o dia 15 de setembro: consolidação das informações por parte do setor de contratações;

III - até o dia 30 de setembro: aprovação do PCA pela Autoridade Competente.

Parágrafo Único. Os prazos previstos neste artigo não se aplicam à Secretaria Municipal de Gestão e à Secretaria Municipal das Subprefeituras, que poderão concluir seus PCA's até o final de cada exercício, em decorrência de suas competências relacionadas à centralização de registro de preços, em seus respectivos âmbitos de atuação.

Art. 7º Para elaboração do PCA, o requisitante preencherá o DFD, com as seguintes informações:

I - justificativa da necessidade da contratação;

II - descrição sucinta do objeto;

III - categorização do objeto, por meio da indicação de sua correlação com a classe do material ou o grupo do serviço ou da obra correspondente, nos Sistemas de Catalogação de Material, de Serviços e de Obras do Governo Federal;

IV - quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo em doze meses;

V - estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado;

VI - data pretendida para a conclusão da contratação;

VII - grau de prioridade da compra ou da contratação, classificada em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou ente;

VIII - indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro DFD para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e

IX - nome do requisitante com a identificação do responsável.

§ 1º Regra geral, cada DFD corresponderá a um único objeto de contratação, podendo haver mais de um DFD formalizado por requisitante.

§ 2º É admitido um mesmo DFD conter mais de um objeto de contratação, caso os objetos contribuam para atender a uma mesma necessidade.

§ 3º O DFD poderá, quando pertinente, ser remetido pelo requisitante à área técnica para fins de análise, complementação das informações, garantia da padronização e compilação de demandas da mesma natureza.

§ 4º As demandas de contratação de Tecnologia da Informação e Comunicação deverão ser remetidas à área técnica do órgão ou ente, para análise e consolidação, nos termos do Decreto Municipal nº 57.653, de 7 de abril de 2017.

Art. 8º As demandas deverão ser consolidadas pelo setor de contratações de cada órgão ou ente, que adotará as medidas necessárias para:

I - agregar, sempre que possível, os DFD's com objetos de mesma natureza com vistas à racionalização das contratações;

II - adequar e consolidar o PCA;

III - elaborar o calendário de contratações do órgão ou ente, por grau de prioridade, considerando a data estimada para o início do processo da contratação e a disponibilidade orçamentária.

Art. 9º A autoridade competente do órgão ou ente deverá aprovar as contratações previstas no PCA, podendo reprovar no todo ou em parte.

§ 1º O PCA aprovado será divulgado no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP e no sítio eletrônico oficial de cada unidade, até o final de cada exercício, para vigência no exercício subsequente.

§ 2º Os órgãos e os entes com unidades de execução descentralizada poderão elaborar o plano de contratações anual separadamente por unidade administrativa, com consolidação posterior em documento único, respeitados os prazos estabelecidos no Art. 6º desta Instrução Normativa.

CAPÍTULO IV
DA REVISÃO E DA ALTERAÇÃO

Art. 10. O PCA poderá ser revisado e alterado, durante o ano de sua execução, por meio de inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses:

I - até 30 dias após a sanção da Lei Orçamentária Anual, para a sua adequação ao orçamento aprovado.

II - ao longo do ano de execução, por meio de justificativa.

Parágrafo único. O plano de contratações anual atualizado deverá ser aprovado pela autoridade competente e novamente disponibilizado no PNCP e no sítio eletrônico do órgão ou ente
 

CAPÍTULO V

DA EXECUÇÃO

Art. 11. As demandas constantes do PCA serão formalizadas em processo de contratação, de acordo com o fluxo de contratações instituído pelo setor de contratações de cada órgão ou ente, com a antecedência necessária ao cumprimento da data pretendida de que trata o inciso III do art. 8º desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. As demandas que não constarem do PCA ensejarão a sua revisão, nos termos do Art. 10 desta norma.

Art. 12. A partir de julho do ano de execução do PCA, o setor de contratações do órgão ou ente elaborará os relatórios de riscos referentes à provável não efetivação da contratação de itens constantes do plano, até o término do exercício.

§ 1º O relatório de gestão de riscos terá frequência mínima bimestral e sua apresentação deverá ocorrer, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de cada ano.

§ 2º O relatório de que trata o § 1º será encaminhado à autoridade competente para adoção das medidas de correção pertinentes.

§ 3º Ao final do ano de vigência do PCA, as contratações planejadas e não realizadas serão justificadas quanto aos motivos de sua não consecução, e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao plano de contratações do ano subsequente.

CAPÍTULO VI
DO SISTEMA DE PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE CONTRATAÇÕES - PGC

Art. 13. O PCA será elaborado no Sistema Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC, que integra a Plataforma Compras.gov.br do Governo Federal, observados os procedimentos estabelecidos no manual técnico operacional que será publicado pela Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços - COBES.

Parágrafo único. O PCA elaborado ou revisado e alterado, no Sistema PGC, será disponibilizado automaticamente no PNCP, após a aprovação da autoridade competente.

Art. 14. Os órgãos e os entes assegurarão o sigilo e a integridade dos dados e das informações constantes do PGC e o protegerão contra danos e utilizações indevidas ou desautorizadas.

Parágrafo único. O uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas para o sistema acarretará responsabilidade administrativa, civil e penal, nos termos da lei.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Cabe à Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços - COBES da Secretaria Municipal de Gestão, no início de cada ciclo de elaboração do PCA, cientificar os órgãos e entes abrangidos por esta Instrução Normativa, via processo administrativo, acerca de eventuais mudanças metodológicas e/ou de sistema, e solicitar manifestação expressa da autoridade competente se adotará o PCA ou não para referenciar suas contratações no exercício subsequente.

§ 1º Ao órgão ou ente que decida elaborar seu PCA compete editar Portaria, até 15 de maio de cada exercício, com vistas a regulamentar o procedimento, em seu âmbito de atuação, considerando as especificidades de sua estrutura organizacional, e estabelecendo:

I – relação dos agentes e/ou unidades que atuarão como requisitantes, áreas técnicas e setor de contratação;

II – identificação, quando for o caso, das unidades com atuação descentralizadas e que deverão elaborar seus próprios PCA, conforme prevê o § 2º do Art. 9º desta Instrução Normativa;

III – proposição de calendário detalhado da elaboração do PCA, incluindo prazo para eventual consolidação de PCA's elaborados pelas unidades a que se refere o inciso II e respeitados os prazos previstos no Art. 6º.

§ 2º Caso o órgão ou ente decida por não elaborar seu PCA em determinado exercício, deverá fazê-lo por meio de despacho fundamentado no processo administrativo referido no caput.

Art. 16 A COBES poderá editar comunicados, notas técnicas, guias, manuais e normas complementares a esta Instrução Normativa.

Art. 17 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação