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INSTRUÇÃO NORMATIVA SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO - SEGES Nº 8 de 29 de Dezembro de 2023

Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual, no âmbito da Administração Pública Municipal de São Paulo.

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 08/SEGES/2023.

Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual, no âmbito da Administração Pública Municipal de São Paulo.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º da Lei 16.974, de 23 de agosto de 2018 e pelo artigo 5º, §3º, do  Decreto nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A presente norma dispõe sobre as regras e as diretrizes sobre a elaboração, a divulgação, o acompanhamento e a revisão do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Município de São Paulo.

Parágrafo único. Os órgãos e entes que decidirem elaborar seus PCA's deverão seguir as diretrizes, definições, procedimentos e prazos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

Art. 2º Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I - Plano de Contratações Anual - PCA: instrumento de governança e gestão, elaborado anualmente pelos órgãos e entes, que consolida, em um único documento, todas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar, no exercício subsequente ao de sua elaboração.

II – Documento de Formalização de Demanda – DFD: documento que fundamenta o PCA, em que o requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

III - requisitante: agente ou unidade administrativa responsável por identificar a necessidade de contratação de bens e serviços, e requerê-la;

IV - área técnica: agente ou unidade administrativa com conhecimento técnico-especializado sobre o objeto da contratação pretendida pelo requisitante;

V - setor de contratações: unidade responsável pelo planejamento, coordenação e gerenciamento das aquisições e contratações, no âmbito do órgão ou do ente;

VI - autoridade competente: agente público com poder de decisão indicado formalmente como responsável por autorizar as licitações, os contratos ou a ordenação de despesas, conforme atribuições estabelecidas pelo órgão ou ente; e

VII - Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC: ferramenta informatizada integrante da Plataforma de Compras do Governo Federal – Compras.gov.br, para elaboração, revisão e acompanhamento do PCA pelos órgãos e entes de que trata o art. 1º.

§ 1º Os papéis de requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha competência e conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado.

§ 2º A definição dos requisitantes e das áreas técnicas não ensejará, obrigatoriamente, a criação de novas estruturas nas unidades organizacionais dos órgãos e entes.

 

CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS DO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

Art. 3º O Plano de Contratações Anual – PCA tem por objetivo racionalizar as aquisições e contratações e evitar o fracionamento de despesa dos órgãos e entes, propiciando ganhos de escala, redução de custos processuais e padronização de bens e serviços, além de contribuir para aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.

Parágrafo único. O PCA deve subsidiar a elaboração das leis orçamentárias e estar alinhado ao planejamento estratégico do órgão ou ente, aos planos de tecnologia da informação e comunicação e a outros instrumentos de governança existentes.

 

CAPÍTULO III
DA ELABORAÇÃO

Diretrizes

Art. 4º Os órgãos e os entes elaborarão os seus PCA's, os quais conterão todas as contratações que pretendem realizar no exercício subsequente, incluídas:

I - as contratações diretas, nas hipóteses previstas nos art. 74 e art. 75 da Lei Federal nº 14.133, de 2021;

II – as contratações que envolvam recursos provenientes de empréstimo ou de doação, oriundos de agência oficial de cooperação estrangeira ou de organismo financeiro de que o Município seja parte; e

III - as prorrogações e aditamentos de contratos e Atas de Registro de Preços vigentes.

 

Exceções

Art. 5º Ficam dispensadas de registro no PCA:

I - as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

II – as contratações realizadas por meio de concessão de adiantamento a que se referem os incisos I e X, do artigo 2º da Lei Municipal nº 10.513, de 11 de maio de 1988;

III - as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento, de que trata o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, 1º de abril de 2021;

IV - nos casos de guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou grave perturbação da ordem; e

V - nas situações de emergência ou calamidade pública.

Parágrafo único. Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata o inciso I do caput, as partes não classificadas como sigilosas constarão do PCA, quando couber.

 

Procedimentos e Prazos

Art. 6º O PCA deverá ser elaborado até o final de setembro de cada exercício, conforme prazos assim definidos:

I - até o dia 15 de julho: elaboração do DFD pelos requisitantes e análise da área técnica, quando necessário e pertinente;

II - até o dia 15 de setembro: consolidação das informações por parte do setor de contratações;

III - até o dia 30 de setembro: aprovação do PCA pela Autoridade Competente.

Parágrafo Único. Os prazos previstos neste artigo não se aplicam à Secretaria Municipal de Gestão e à Secretaria Municipal das Subprefeituras, que poderão concluir seus PCA's até o final de cada exercício, em decorrência de suas competências relacionadas à centralização de registro de preços, em seus respectivos âmbitos de atuação.

 

Art. 7º Para elaboração do PCA, o requisitante preencherá o DFD, com as seguintes informações:

I - justificativa da necessidade da contratação;

II - descrição sucinta do objeto;

III - categorização do objeto, por meio da indicação de sua correlação com a classe do material ou o grupo do serviço ou da obra correspondente, nos Sistemas de Catalogação de Material, de Serviços e de Obras do Governo Federal;

IV - quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo em doze meses;

V - estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado;

VI - data pretendida para a conclusão da contratação;

VII - grau de prioridade da compra ou da contratação, classificada em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou ente;

VIII - indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro DFD para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e

IX - nome do requisitante com a identificação do responsável.

§ 1º Regra geral, cada DFD corresponderá a um único objeto de contratação, podendo haver mais de um DFD formalizado por requisitante.

§ 2º É admitido um mesmo DFD conter mais de um objeto de contratação, caso os objetos contribuam para atender a uma mesma necessidade.

§ 3º O DFD poderá, quando pertinente, ser remetido pelo requisitante à área técnica para fins de análise, complementação das informações, garantia da padronização e compilação de demandas da mesma natureza.

§ 4º As demandas de contratação de Tecnologia da Informação e Comunicação deverão ser remetidas à área técnica do órgão ou ente, para análise e consolidação, nos termos do Decreto Municipal nº 57.653, de 7 de abril de 2017.

 

Art. 8º As demandas deverão ser consolidadas pelo setor de contratações de cada órgão ou ente, que adotará as medidas necessárias para:

I - agregar, sempre que possível, os DFD's com objetos de mesma natureza com vistas à racionalização das contratações;

II - adequar e consolidar o PCA;

III - elaborar o calendário de contratações do órgão ou ente, por grau de prioridade, considerando a data estimada para o início do processo da contratação e a disponibilidade orçamentária.

Art. 9º A autoridade competente do órgão ou ente deverá aprovar as contratações previstas no PCA, podendo reprovar no todo ou em parte.

§ 1º O PCA aprovado será divulgado no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP e no sítio eletrônico oficial de cada unidade, até o final de cada exercício, para vigência no exercício subsequente.

§ 2º Os órgãos e os entes com unidades de execução descentralizada poderão elaborar o plano de contratações anual separadamente por unidade administrativa, com consolidação posterior em documento único, respeitados os prazos estabelecidos no Art. 6º desta Instrução Normativa.

 

CAPÍTULO IV
DA REVISÃO E DA ALTERAÇÃO

Art. 10. O PCA poderá ser revisado e alterado, durante o ano de sua execução, por meio de inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses:

I - até 30 dias após a sanção da Lei Orçamentária Anual, para a sua adequação ao orçamento aprovado.

II - ao longo do ano de execução, por meio de justificativa.

Parágrafo único. O plano de contratações anual atualizado deverá ser aprovado pela autoridade competente e novamente disponibilizado no PNCP e no sítio eletrônico do órgão ou ente
 

CAPÍTULO V

DA EXECUÇÃO

Art. 11. As demandas constantes do PCA serão formalizadas em processo de contratação, de acordo com o fluxo de contratações instituído pelo setor de contratações de cada órgão ou ente, com a antecedência necessária ao cumprimento da data pretendida de que trata o inciso III do art. 8º desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. As demandas que não constarem do PCA ensejarão a sua revisão, nos termos do Art. 10 desta norma.

Art. 12. A partir de julho do ano de execução do PCA, o setor de contratações do órgão ou ente elaborará os relatórios de riscos referentes à provável não efetivação da contratação de itens constantes do plano, até o término do exercício.

§ 1º O relatório de gestão de riscos terá frequência mínima bimestral e sua apresentação deverá ocorrer, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de cada ano.

§ 2º O relatório de que trata o § 1º será encaminhado à autoridade competente para adoção das medidas de correção pertinentes.

§ 3º Ao final do ano de vigência do PCA, as contratações planejadas e não realizadas serão justificadas quanto aos motivos de sua não consecução, e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao plano de contratações do ano subsequente.

 

CAPÍTULO VI
DO SISTEMA DE PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE CONTRATAÇÕES - PGC

Art. 13. O PCA será elaborado no Sistema Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC, que integra a Plataforma Compras.gov.br do Governo Federal, observados os procedimentos estabelecidos no manual técnico operacional que será publicado pela Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços - COBES.

Parágrafo único. O PCA elaborado ou revisado e alterado, no Sistema PGC, será disponibilizado automaticamente no PNCP, após a aprovação da autoridade competente.

Art. 14. Os órgãos e os entes assegurarão o sigilo e a integridade dos dados e das informações constantes do PGC e o protegerão contra danos e utilizações indevidas ou desautorizadas.

Parágrafo único. O uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas para o sistema acarretará responsabilidade administrativa, civil e penal, nos termos da lei.

 

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Cabe à Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços - COBES da Secretaria Municipal de Gestão, no início de cada ciclo de elaboração do PCA, cientificar os órgãos e entes abrangidos por esta Instrução Normativa, via processo administrativo, acerca de eventuais mudanças metodológicas e/ou de sistema, e solicitar manifestação expressa da autoridade competente se adotará o PCA ou não para referenciar suas contratações no exercício subsequente.

§ 1º Ao órgão ou ente que decida elaborar seu PCA compete editar Portaria, até 15 de maio de cada exercício, com vistas a regulamentar o procedimento, em seu âmbito de atuação, considerando as especificidades de sua estrutura organizacional, e estabelecendo:

I – relação dos agentes e/ou unidades que atuarão como requisitantes, áreas técnicas e setor de contratação;

II – identificação, quando for o caso, das unidades com atuação descentralizadas e que deverão elaborar seus próprios PCA, conforme prevê o § 2º do Art. 9º desta Instrução Normativa;

III – proposição de calendário detalhado da elaboração do PCA, incluindo prazo para eventual consolidação de PCA's elaborados pelas unidades a que se refere o inciso II e respeitados os prazos previstos no Art. 6º.

§ 2º Caso o órgão ou ente decida por não elaborar seu PCA em determinado exercício, deverá fazê-lo por meio de despacho fundamentado no processo administrativo referido no caput.

Art. 16 A COBES poderá editar comunicados, notas técnicas, guias, manuais e normas complementares a esta Instrução Normativa.

Art. 17 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo

Correlações

Dispõe sobre normas de licitação e contratos administrativos para a Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Município de São Paulo, nos termos previstos na Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, bem como consolida a regulamentação da matéria em âmbito municipal.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2025, no âmbito da Secretaria Municipal de Urbanismo e Licenciamento – SMUL.
Regulamenta a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) para o ano de 2025 do IPREM.
Designa Unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Secretaria Municipal do Governo - SGM.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Secretaria Municipal de Cultura (SMC) para o exercício de 2025.
Designa unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Secretaria Municipal de Desenvolvimento Econômico e Trabalho - SMDET.
Designa Unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Secretaria Municipal de Justiça - SMJ.
PORTARIA N. 50/SMSU-GAB/2024 Regulamenta o Plano de Contratações Anual do exercício de 2025 no âmbito da Secretaria Municipal de Segurança Urbana da Cidade de São Paulo.
Designa as unidades para atuarem como requisitantes na elaboração do PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL - PCA , no âmbito da Subprefeitura da Mooca.
Designa unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Subprefeitura Vila Prudente – SUB-VP.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2025, no âmbito da Subprefeitura de Guaianases – SUB-G.
Determina a elaboração do Plano de Contratações Anuais - PCA, no âmbito da Subprefeitura Campo Limpo.
Designa unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual – PCA para vigência no exercício de 2026, no âmbito da Secretaria Municipal de Direitos Humanos e Cidadania – SMDHC.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA para o exercício de 2026, no âmbito da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social - SMADS
Designa Unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Secretaria Municipal do Governo - SGM.
Regulamenta o procedimento para a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Subprefeitura Vila Mariana em 2026.
Designa as unidades para atuarem como requisitantes na elaboração do PCA para o exercício de 2026, no âmbito da SUB-MO.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2026, no âmbito da Secretária Municipal de Mobilidade Urbana e Transporte - SMT.
Designa as unidades para atuarem como requisitantes na elaboração do PCA para o exercício de 2026, no âmbito da SUB-CL.
Regulamenta o procedimento para a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Subprefeitura Freguesia/Brasilândia 2026.
Designa unidades para atuarem como requisitantes na elaboração do Plano de Contratação Anual - PCA, no âmbito da SUB-LA.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2026, no âmbito da Secretaria Municipal de Gestão - SEGES.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2025, no âmbito da Secretária Municipal de Gestão - SEGES.
Dispõe sobre os procedimentos e instâncias para elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA da Secretaria Municipal de Educação para o exercício de 2026.
Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa (SMC) para o exercício de 2026.
Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa (SMC) para o exercício de 2026.
Regulamenta o procedimento para a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Subprefeitura São Mateus em 2026.
Dispõe sobre a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa (SMC) para o exercício de 2026.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual para o exercício de 2026, no âmbito da Secretaria Municipal de Urbanismo e Licenciamento – SMUL.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA para o exercício de 2025, no âmbito da Secretaria Municipal do Verde e do Meio Ambiente.
Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos para elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA para o exercício de 2026, no âmbito da Secretaria Municipal do Verde e do Meio Ambiente - SVMA.
Designa Unidades para atuação na elaboração do Plano de Contratações Anual - PCA, no âmbito da Secretaria Municipal de Justiça - SMJ.
Designa unidades para atuarem como requisitantes na elaboração do PCA para o exercício de 2026, no âmbito da SUB-MB.
Regulamenta a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) de 2026 no âmbito do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo – IPREM-SP, conforme Instituição Normativa nº 08/SEGES/2023.
Regulamenta a elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA) de 2026 da Secretaria Municipal da Fazenda.