ORDEM INTERNA Nº 01/SMADS/2025

Organiza os procedimentos gerais da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social (SMADS) relativos à recepção e resposta aos expedientes (correspondências, ofícios, requerimentos, e-mails, processos administrativos etc) enviados por órgãos externos à Prefeitura Municipal de São Paulo, instruindo a recepção e abertura de processo eletrônico, processamento interno, prazos de resposta, proteção de dados pessoais e os instrumentos de gestão da informação.

Regulamenta e unifica o processamento dos expedientes encaminhados à Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social.

A Secretária Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei e

CONSIDERANDO a necessidade da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social (SMADS) de unificar os procedimentos de entrada e saída de expedientes recebidos;

CONSIDERANDO as crescentes solicitações de relatórios essencialmente técnicos por parte dos órgãos que compõem o Sistema de Justiça e outros, e que as respectivas respostas devem tramitar com celeridade e precisão;

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 55.838/15, que dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito da Prefeitura do Município de São Paulo, especialmente o disposto no art. 2°, parágrafo único;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto Municipal nº 58.103/2018, que dispõe sobre a reorganização da SMADS, especialmente o art. 36, o qual especifica a atribuição das Supervisões de Assistência Social – SAS de realizar a gestão integrada dos equipamentos de assistência social de seu território e promover articulação intersetorial territorial com os demais órgãos públicos e outras instituições, com vistas à operacionalização e qualificação do atendimento socioassistencial;

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 58.426/2018, que regulamenta a Lei Federal nº 13.460, de 26 de junho de 2017, dispondo sobre a atuação dos responsáveis por ações de ouvidoria e a participação, proteção e defesa dos direitos do usuário de serviços públicos; transfere a Coordenadoria de Defesa do Usuário do Serviço Público Municipal – CODUSP para a Controladoria Geral do Município e institui a Política Municipal de Atendimento ao Cidadão, no âmbito da Cidade de São Paulo;

CONSIDERANDO que a promoção de medidas judiciais, em razão de eventuais descumprimentos das ordens emanadas pelos órgãos que compõem o Sistema de Justiça, está prevista na Lei Federal nº 7.347/1985 - (Artigo 10), Decreto Lei n.º 2.848/1940 - Código Penal (artigo 330);

CONSIDERANDO a Lei Municipal nº 14.141/2006, que dispõe sobre o processo administrativo na Administração Pública Municipal;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução CNAS n°119/2023, que aprova os parâmetros para a atuação do Sistema Único da Assistência Social (SUAS) na relação interinstitucional da rede socioassistencial com o Sistema de Justiça e outros Órgãos de Defesa e Garantia de Direitos;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 01/SMADS/2022, que regulamenta o atendimento a demandas de ouvidoria no âmbito da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social;

CONSIDERANDO a Lei n° 13.709, de 14/08/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e o Decreto Municipal 59.767/2020,que regulamenta a aplicação da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) - no âmbito da Administração Municipal direta e indireta.

RESOLVE instituir o seguinte fluxo interno para tramitação, via Processo SEI, das solicitações oriundas dos órgãos que compõem o sistema de justiça, como Ministério Público, Tribunais de Justiça, Defensorias Públicas e Delegacias de Polícia; Órgãos de Controle Interno e Externo, como Ouvidorias, Tribunal de Contas e Legislativo; e Órgãos de Controle Social, como Conselhos diversos, de todos os entes Federativos:

1. Da abrangência

1. Esta Ordem Interna organiza os procedimentos gerais de SMADS relativos à recepção e à resposta aos expedientes (ofícios, e-mails, processos administrativos etc) enviados a SMADS por órgãos externos à Prefeitura Municipal de São Paulo, compreendendo o recebimento de expedientes, triagem, encaminhamento interno, avaliação, manifestação e resposta.

1.1. As disposições desta Ordem Interna aplicam-se de forma complementar aos demais fluxos pré-estabelecidos por SMADS, pelo SUAS e por outras normas, no que couber.

2. Do recebimento dos expedientes

2.1. Expedientes dirigidos às unidades estatais - SAS, CRAS, CREAS e Centro Pop, por qualquer meio de comunicação, ou que se refiram a demandas dos seus respectivos territórios de competência, deverão ser direcionados diretamente às Supervisões de Assistência Social (SAS) para abertura do Processo SEI e encaminhamento às unidades estatais de referência, para produção da manifestação da Pasta, conforme fluxo estabelecido anexo I.

2.1.1. Os remetentes deverão encaminhar os expedientes diretamente à SAS do endereço utilizando o e-mail institucional disposto no anexo IV;

2.1.2. Expedientes oriundos do serviço Disque Direitos Humanos – Disque 100 também deverão ser encaminhados diretamente à SAS de referência ou aos demais órgãos do Poder Executivo Municipal, conforme anexo IV.

2.2. Expedientes dirigidos ao Gabinete ou às Coordenadorias de SMADS devem ser enviados ao Expediente da Pasta por meio do e-mail smadsexpediente@prefeitura.sp.gov.br, que se encarregará de abrir o Processo SEI, iniciar o encaminhamento interno, enviar a resposta final ao demandante e encerrar o processo, de acordo com as diretrizes dispostas neste item e representadas no anexo II:

2.2.1. Expedientes oriundos de órgãos do Sistema de Justiça - Tribunais de Justiça, Defensorias Públicas, Procuradoria Geral do Município, delegacias de polícias e Ministérios Públicos: serão encaminhados ao ponto SEI da Supervisão de Defesa de Direitos da Coordenadoria Jurídica de SMADS (SMADS/COJUR/SDD) para ciência, triagem e encaminhamento para a unidade competente para manifestação.

2.2.2. Expedientes oriundos de órgãos de Controle Externo – Tribunais de Contas, de órgãos do Sistema de Controle Interno, do Município de São Paulo e de outros entes, serão encaminhados ao ponto SEI da Unidade de Controle Interno da Assessoria Técnica do Gabinete de SMADS (SMADS/GAB/AT/CI) para triagem e encaminhamento para unidade competente para manifestação.

2.2.3. Expedientes relativos ao atendimento de famílias em processos de remoção e conflitos fundiários, oriundos dos representantes do Poder Legislativo, bem como demais assuntos, deverão ser encaminhadas ao ponto SEI da Assessoria Técnica do Gabinete de SMADS (SMADS/GAB/AT) para triagem e encaminhamento para a unidade competente para manifestação.

2.3. Expedientes cujo assunto não seja da competência de SMADS, conforme Decreto Municipal nº 58.103/2018, ou cuja responsabilidade seja compartilhada com outros órgãos, poderão ser devolvidos para o remetente com a devida instrução sobre o fluxo correto a se seguir, conforme os casos dispostos no rol exemplificativo do anexo IV;

2.4. Manifestações de municípes relacionadas a demandas de ouvidoria (denúncia, reclamação, elogio, solicitação de serviços, sugestões), recebidas fora dos canais oficiais do Município de São Paulo para recebimento dessas manifestações, devem ser devolvidas e os municípes devem ser orientados a utilizar dos canais corretos de contato, conforme art. 6º, §1º, da IN nº 01/SMADS/2022.

2.5. Expedientes recebidos em qualquer outra caixa de entrada da SMADS, exceto recebidos diretamente nas Supervisões e Unidades Estatais (SAS, CRAS, CREAS, Centro POP), devem ser encaminhados pelo servidor que os receba ao Expediente de SMADS, para iniciar o encaminhamento interno.

2.6. Expedientes recebidos de órgãos do Sistema de Justiça, como mandados de intimação, citações, convocações para comparecimento em juízo, de autoridade policial, do Ministério Público ou da Defensoria Pública, que se refiram a usuários vinculados ou acolhidos em serviços da rede socioassistencial, deverão ser encaminhados à SAS do local onde o usuário estiver acolhido. A SAS, por meio dos CRAS, CREAS ou Centros POP, deverá cientificar formalmente o usuário sobre o conteúdo do documento.

2.6.1. Caso o usuário se recuse a receber o documento, deve ser coletado o depoimento de ao menos uma testemunha que ateste a negativa de recebimento.

2.6.2. A resposta ao órgão oficiante seguirá o procedimento previsto no item 3.2 desta Ordem Interna.

2.6.3. Expedientes recebidos pessoalmente por servidor público e que tratem de questões relacionadas à sua função pública deverão ser encaminhados à unidade de lotação do servidor e seguir o rito definido no item 3.1. A resposta deverá ser assinada pelo próprio servidor e por sua chefia imediata.

3. Do processamento interno dos expedientes

3.1. A análise dos expedientes recebidos na SMADS, bem como a manifestação a estes, são de responsabilidade do Chefe da Unidade competente, que deverá realizar as diligências necessárias, considerando:

I – A estrita observância às competências da Unidade, conforme disposto no Decreto nº 58.103/2018;

II – As atribuições do SUAS, estabelecidas na Resolução nº 119/CNAS/2023, no que couber;

III – A proteção aos dados pessoais, de acordo com o disposto no item 5 desta Ordem Interna, no Decreto Municipal nº 59.767/2020 e na Lei Federal nº 13.709/2018 (LGPD);

IV – A produção de manifestações específicas e completas apresentadas no próprio processo do assunto tratado, anexando-se aos autos todos os documentos pertinentes e evitando respostas genéricas ou meras citações a outros processos e documentos, conforme o art. 17 da IN nº 01/SMADS/2022;

V – O uso do tratamento pessoal sempre que possível, conforme o art. 17 da IN nº 01/SMADS/2022;

VI – O uso da linguagem simples, clara, concisa e objetiva, conforme o art. 17 da IN nº 01/SMADS/2022;

VII – Os demais fluxos estabelecidos por normas específicas.

3.2. A unidade responsável pela triagem do expediente (COJUR/SDD, AT/CI ou AT) deverá avaliar a manifestação da unidade competente, preparar e numerar o ofício de resposta final ao órgão demandante e enviá-lo ao Expediente de SMADS para envio ao órgão demandante, conforme anexo II.

3.2.1. O expediente poderá ser devolvido pela unidade responsável pela triagem para complementação da manifestação, se necessário, de acordo com o disposto no item 3.1.

3.3. A SAS de referência do território é responsável por receber os expedientes enquadrados no item 2.1., abrir processo SEI e encaminhá-lo às referidas unidades estatais (CRAS, CREAS, Centro POP), indicando explicitamente quais são as informações requeridas.

3.3.1. Compete à unidade estatal analisar o expediente e produzir a manifestação a este, conforme item 2.1, retornando-o, após, à SAS demandante;

3.3.2. Compete à SAS que encaminhou o expediente analisar tecnicamente a manifestação da unidade estatal, redigir e enviar a resposta final ao órgão demandante, atentando-se ao modo específico de peticionamento da resposta de cada órgão e, quando via e‑mail, anexar comprovante de envio e, especialmente, de leitura da mensagem.

3.3.3. A SAS poderá remeter o expediente, via processo SEI, para análise jurídica de COJUR ou para análise técnica das demais unidades de SMADS, conforme o caso, antes da resposta final ao órgão demandante, autuando no próprio processo os documentos necessários.

3.4. Caso seja encaminhado ofício à SAS para território diferente da sua competência, esta deverá identificar o território de referência na ferramenta Geosampa e encaminhar o ofício para a Supervisão correta, que deverá proceder à abertura do processo SEI.

3.4.1. Se houver conflito de competência, a definição de qual Supervisão irá atender à demanda será feita pela Coordenadoria da Gestão do SUAS (GSUAS) ou pela Assessoria Técnica do Gabinete, conforme o caso.

3.5. Os expedientes enquadrados no item 2.2 serão encaminhados, conforme anexo II:

I – para as unidades competentes para análise e manifestação, de acordo com o disposto no Decreto Municipal nº 58.103/2018; e

II – para a Coordenadoria a qual as unidades competentes estão vinculadas, para ciência – Gestão SUAS (GSUAS) ou Administração e Finanças (CAF) - conforme o caso.

3.6. Os expedientes enquadrados no item 2.2 poderão ser encaminhadas à COJUR para eventual análise jurídica que se faça necessária antes da resposta final ao órgão demandante.

4. Dos prazos e pedidos de prorrogação de prazo de resposta

4.1. A resposta ao órgão demandante deve obedecer o prazo informado por este.

4.1.1. Caso o prazo para resposta seja inferior a 30 dias corridos, as unidades competentes para manifestação deverão enviá-la até 7 dias antes do término do prazo, podendo este prazo ser encurtado, conforme a determinação da unidade responsável pela triagem.

4.2. Na ausência de prazo de resposta expressamente estipulado, serão adotados os prazos estabelecidos nos artigos 18 e 19 do Decreto nº 58.426/2018, a saber:

I – Resposta final ao órgão demandante deve ser feita em até 30 (trinta) dias corridos, contados da data do recebimento do expediente, prorrogável excepcionalmente por igual período, mediante justificativa expressa;

II – A manifestação pelas unidades competentes deverão ser encaminhadas para a unidade responsável pela triagem no prazo de até 20 (vinte) dias corridos, contado da data do seu recebimento na unidade, prorrogável excepcionalmente por igual período, mediante justificativa expressa.

4.3. As unidades competentes para manifestação deverão encaminhar o pedido de prorrogação de prazo à unidade responsável pela resposta final do expediente pelo menos 48 horas antes do término do prazo estipulado para manifestação.

4.3.1. Os pedidos de prorrogação de prazo deverão ser instruídos com a devida justificativa nos autos do respectivo processo SEI, sem prejuízo das providências de continuidade da instrução dos autos.

4.4. Não serão admitidos pedidos de prorrogação de prazo relativos a obrigações de natureza processual previstas no Código de Processo Civil e no Código de Processo Penal, exceto nas hipóteses expressamente autorizadas pela legislação.

4.5. Nos casos de determinações judiciais para cumprimento, incluindo as de caráter de urgência (liminares), o pedido de prorrogação de prazo deverá ocorrer dentro do prazo estabelecido na decisão judicial, devidamente justificado, sem prejuízo das providências para o efetivo cumprimento, pois o deferimento do pedido ficará a cargo da autoridade judicial.

5. Da proteção aos dados pessoais e da transparência

5.1. As manifestações aos expedientes devem observar, conforme art. 18 da Resolução nº 119/CNAS/2023:

I - O caráter protetivo do SUAS, que pode ser fragilizado ou inviabilizado quando os relatórios dos profissionais das equipes de referência das unidades da Assistência Social, que se constituem em instrumentos técnico-operativos fundamentais em sua prática cotidiana, sejam confundidos com documentos de caráter investigativo e fiscalizador; e

II – O caráter privado e sigiloso de algumas informações e as condições e prerrogativas éticas e técnicas das (os) profissionais que elaboram o relatório e compõem a equipe de referência das unidades.

5.2. A disponibilização para terceiros de informações e dados pessoais sobre famílias e indivíduos, produzidas pelas equipes de referência dos serviços socioassistenciais, deverá restringir-se ao estritamente solicitado, observando-se os princípios dispostos no art. 6º da Lei 13.709/2018 (LGPD), em especial o da finalidade, da necessidade, da segurança e da prevenção.

5.3. É vedada a divulgação ou disponibilização a terceiros dos dados pessoais sensíveis e do histórico do cidadão oriundos dos sistemas de informação operados pela SMADS e por suas entidades parceiras — BDC, SISA, CadÚnico, SISCR, entre outros –, bem como dos relatórios sobre famílias e indivíduos produzidos pelas equipes de referência dos serviços socioassistenciais, salvo nas seguintes hipóteses:

I – por decisão judicial expressa, proferida por juiz competente;

II – por solicitação da Coordenadoria Jurídica ou da Procuradoria Geral do Município, nos casos de processos judiciais de qualquer esfera em que a Municipalidade figure como parte, conforme o art. 57 do Decreto Municipal nº 57.263/2016 e o art. 11 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD);

III – ou, ainda, nos casos em que a aplicação da LGPD não for possível, conforme o disposto no art. 4º, inciso III, alíneas “a” a “d”, da referida lei, quais sejam: situações relacionadas à segurança pública, defesa nacional, segurança do Estado, ou atividades de investigação e repressão de infrações penais.

5.4. Os processos e documentos físicos e eletrônicos que tratem de apuração preliminar, atividades de controle interno, determinação judicial para restrições de informações, informação pessoal e demais hipóteses de restrição previstas, deverão obrigatoriamente ter seu nível de acesso classificado como “restrito”.

5.5. Documentos anexados ao processo SEI que contenham informações pessoais e informações pessoais sensíveis devem ser transmitidos prioritariamente por meio do próprio processo eletrônico, evitando o seu compartilhamento em via impressa e e-mail.

5.5.1. Havendo a necessidade de compartilhamento de tais documentos para pessoas de fora do Poder Público Municipal, a sua circulação deve ser feita preferencialmente via e-mail e os dados pessoais devem ser anonimizados.

5.5. Em todos os ofícios expedidos pelas unidades desta Secretaria deverá constar a observação conforme Anexo III, nos termos da Lei n° 13.709/2018.

6. Dos instrumentos da gestão de informações

6.1. Fica reiterada a obrigatoriedade de uso exclusivo do e-mail institucional pelas unidades estatais para receber e encaminhar os expedientes, com vistas a contribuir com a transparência e a eficiência da gestão de informações.

6.2. As Supervisões de Assistência Social ficam obrigadas a manter registro na planilha dos expedientes recebidos na pasta compartilhada ‘Expediente SGD’, já existente.

6.3. Em casos de processos SEI oriundos de órgãos externos encaminhados para SMADS e que tenham vários destinatários, recomenda-se que seja aberto um único processo relacionado da Pasta para tramitação interna permanente do assunto e produção da resposta final ao órgão oficiante de modo a garantir a preservação do histórico de informações.

7. Disposições finais

7.1. Esta Ordem Interna entra em vigor em 60 dias após a sua publicação.

7.2. Fica revogada a Ordem Interna Secretaria Municipal De Assistência E Desenvolvimento Social - SMADS Nº 2 de 29 de Maio de 2024.

ANEXOS

Anexo I - Fluxo demandas de território (128837765)

Anexo II - Fluxo Gabinete e coordenações (128837798)

Anexo III - Sugestão de texto LGPD (128837836)

Anexo IV - Lista de Contatos das SAS e de competências (128837876)